Sistema automático de alertas y seguimiento de vencimientos para clientes de facturación electrónica en menatics

Abstract

La gestión manual del seguimiento y control de vencimientos en servicios de facturación electrónica representa una carga operativa significativa para las empresas tecnológicas, limitando la productividad del personal y afectando directamente la retención de clientes. En la Corporación Menatics Cía. Ltda., este proceso consumía cerca del 30% del tiempo laboral semanal del departamento comercial, debido al uso de hojas de cálculo y verificaciones manuales, lo que incrementaba el riesgo de errores y la pérdida de renovaciones por falta de alertas oportunas. Ante esta problemática, se desarrolló una herramienta digital web orientada a la automatización integral del ciclo de vida del cliente del servicio de facturación electrónica. La solución fue construida utilizando el framework Django y la metodología ágil Scrum, incorporando funcionalidades como alertas automáticas de vencimiento, monitoreo del consumo de facturas electrónicas, gestión centralizada de clientes y generación de reportes estratégicos para la toma de decisiones. La implementación del prototipo logró reducir la carga operativa de 12 horas a tan solo 15 minutos semanales, alcanzando una optimización del tiempo del 97.92% y transformando la gestión comercial de un modelo reactivo a uno proactivo.