Diseño de un manual de procedimientos para el departamento de operaciones y logística en la Compañía Circolo S.A. y su incidencia en el año 2011

Abstract

La empresa Circolo S.A. es una compañía ecuatoriana que representa una red de servicio autorizada por Nestlé para la venta de café con especialidades de cappuccino, latte, mokaccino, vainilla, vanidark, mokadark, tradición y expreso, servido directamente al consumidor en empresas públicas y privadas. Además la compañía es un canal de comercialización y/o distribución de equipos, repuestos e insumos para otros locales de expendio de NESCAFE u otros puntos NESCAFE. Tiene 8 años en el expendio de cafés mediante máquinas dispensadoras, su cartera de clientes cuenta con importantes compañías como: Holcim, Unilever, Cervecería Nacional, Ambev, Constructora Santos, Intaco, entre otras. La compañía Circolo S.A. tiene planificado próximamente expandirse a la ciudad de Quito, establecer una sucursal y mediante esto captar clientes repercutiendo en el aumento de sus utilidades. El Departamento de operaciones y logística de la compañía Circolo S.A., objeto de análisis de la tesis presentada, fue elegido a fin de determinar lineamientos y establecer un manual de procedimientos del departamento anteriormente mencionado, en virtud que se evidenciaron las siguientes falencias: - Lentitud en el proceso de despacho de insumos. - Llamadas de clientes suelen ser receptadas por personas ajenas al departamento de operaciones y logística. Como resultado de sus falencias se planteó el diseño de un manual de procedimientos para el Departamento de Operaciones y Logística, con la finalidad de establecer parámetros claros y definidos para las actividades desarrolladas en éste departamento. La concepción de un manual de procedimientos implica en primer lugar definir las funciones y responsabilidades de cada uno de los departamentos que conforman una organización. Es importante destacar que la alternativa de diseñar un manual de procedimientos para la solución de la problemática presentada fue considerada porque este elemento representa documentar las labores que se llevan a cabo en un área, departamento, dirección, gerencia u organización; y su importancia radica en facilitar a la organización el cumplimiento de sus propósitos y objetivos de manera efectiva y ordenada. Por esta razón, se considera que un manual es muy importante debido a que facilita la comprensión y captación inmediata por parte de quienes deben aprender sobre el desarrollo de las actividades asignadas. Para el análisis de éste trabajo de investigación se consideró como área de estudios al Departamento de operaciones y logística con el objetivo de establecer una guía que ayude al personal a determinar las actividades necesarias para el cumplimiento de su trabajo y comprender el fin de esas actividades. Para obtener información y tener un conocimiento amplio sobre Circolo S.A. y del Departamento de operaciones y logística, en el trabajo de campo se realizaron encuestas, entrevistas, fichas de observación realizadas a las personas involucradas en el departamento de operaciones y logística, y documentación proporcionada por los miembros de la compañía. La información obtenida permitió detectar ciertas falencias en cuanto a actividades a seguir bajo determinadas circunstancias que se presentaban. Para tal efecto, se establecieron las principales funciones de las personas que se encuentran inmersas en dicho departamento. Todos estos hechos se consideraron como importantes para la contribución en el mejoramiento de éste departamento, por consiguiente, en la propuesta del Manual de Procedimientos se presenta los procedimientos de las principales actividades del Departamento de Operaciones y Logística con sus respectivos flujos. Por lo tanto, el objetivo principal del trabajo de investigación es la propuesta de un Manual de Procedimientos para el Departamento de operaciones y logística, se considera de gran importancia porque orientará en la toma de decisiones y será de gran ayuda par el personal que labora allí, así como para el personal que recién ingresare y no conociera los procedimientos que se realizan en dicho departamento. En el trabajo de tesis se determinan las conclusiones obtenidas y recomendaciones, para que la Gerencia oriente sus recursos y tome las decisiones más apropiadas para beneficio del Departamento de operaciones y logística y la compañía en general. Finalmente, se recomienda realizar revisiones periódicas sobre el funcionamiento e información contenida en el manual propuesto, de modo que los acontecimientos futuros que se presenten, generen actualizaciones al contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Operaciones y Logística.