Implementación de un Manual de Políticas y Procedimientos para el Área de Caja en su transición al nuevo sistema de Gestión Financiera, Administrativa y Hospitalaria, y su incidencia en el proceso de recaudación del Hospital León Becerra de la ciudad de Guayaquil

Abstract

Nuestro trabajo de tesis está enfocado al aspecto social que identifica a la Universidad Politécnica Salesiana y que gracias al Acuerdo de Cooperación Interinstitucional con la Sociedad Protectora de la Infancia hemos podido realizar un aporte valioso para esta institución. El Hospital León Becerra de la ciudad de Guayaquil es una de las cuatro dependencia que pertenecen a la Sociedad Protectora de la Infancia, es una institución sin fines de lucro por lo que percibe ayuda gubernamental y donaciones de varias instituciones como Nabisco, Cruz Roja, Junta de Beneficencia de Guayaquil, Municipio de Guayaquil, entre otros. Tiene 105 años favoreciendo en atención médica a niños y personas de escasos recursos económicos, a través de las salas generales destinadas para personas con menos poder adquisitivo y el área de pensionado destinada a personas que pueden pagar un poco más, en caso que los pacientes se deban quedar hospitalizados. Además tiene distintas especialidades en el área de Consulta Externa como cardiología, cirugía general, dermatología, fisiatría-rehabilitación, gastroenterología, neumología, nefrología, odontología, oftalmología, otorrinolaringología, patología, pediatría, psicología, entre otros. En los últimos años debido a múltiples factores, principalmente por el Mandato 8 que eliminó la tercerización y los centros de atención médica gratuita implementados por el Gobierno del Ecuador, ha afectado la situación financiera del hospital generando déficits continuos. Con el afán de mejorar la situación antes mencionada, el hospital ha emprendido una restructuración para mejorar los procesos. Para llevar a cabo la restructuración se comenzó a implementar un sistema denominado Sistema de Gestión Financiera, Administrativa y Hospitalaria que se adhiera al funcionamiento del hospital, con el propósito de integrar en información a todos los departamentos que conforman el hospital y de esta manera, obtener información más precisa, exacta y oportuna. Cuando se implementa un nuevo sistema informático en una entidad o en determinadas áreas, al principio puede generar confusión o equivocaciones constantes provocando incluso retrasos en la información al ser una situación nueva para el personal involucrado en la implementación. Por esta razón, percibimos que un manual es muy importante cuando ocurren estos eventos debido a que facilita la comprensión y capacitación inmediata por parte de quienes deben aprender el manejo del sistema. Para el análisis de nuestra tesis decidimos tomar como área de estudio a Caja con el objetivo de establecer una guía que ayude al personal a comprender el funcionamiento de los módulos del sistema que utilizarán en su área, así como determinar los controles y actividades necesarios para entregar información completa al departamento financiero del hospital. Para recabar información y tener un conocimiento amplio del hospital y del área de Caja, en nuestro trabajo de campo se realizaron entrevistas, cuestionarios, fichas de observación realizadas a personas relacionadas al área de Caja del Hospital León Becerra y documentación proporcionada por miembros de la institución; información obtenida que nos permitió detectar ciertas falencias en cuanto a procedimientos a seguir bajo determinadas circunstancias que se presentaban y políticas que ayudaran a definir los procedimientos. Todos estos hechos hemos considerado importantes para poder contribuir en el mejoramiento de esta área, por consiguiente, en nuestra propuesta del Manual de Políticas y Procedimientos presentamos procedimientos con sus respectivos flujos y políticas definidas, las principales funciones de todas las personas que encuentran inmersas en dicha área así como una guía de usuario sobre los módulos que utilizan en el área de Caja, en el cual se describen las opciones que se utilizan y bajo qué circunstancias se san con el fin de que obtengan un entendimiento más claro acerca del sistema. Por lo tanto, el objetivo principal de nuestra tesis es la propuesta de un Manual de Políticas y Procedimientos dirigido al personal del Área de caja; consideremos que es de gran importancia porque orientará en la toma de decisiones y será de gran ayuda para el personal que labora allí, así como para el personal que recién ingresare y no conociera los procedimientos que se realizan en dicha área, las políticas bajo las cuales deberá regirse o términos nuevos que se utilizan en la misma. Además, con el establecimiento claro de las políticas y procedimientos se contribuye al mejoramiento de la recaudación de los principales servicios médicos y a la eficiencia en la atención al cliente disminuyendo incomodidad y aumentando agilidad en la cobranza de los servicios. En nuestro trabajo de tesis, determinamos las conclusiones obtenidas y recomendaciones, la cual son muy valiosas, para que la administración, máxima autoridad del hospital, oriente sus recursos y tome las decisiones más acertadas en lo que es la organización del área de caja. Finalmente, presentamos nuestra tesis como un aporte a los cambios que se encuentra efectuando el hospital, esperando que sea considerada y utilizada de la mejor manera por el personal que se relaciona directamente con el área de Caja del Hospital León Becerra. Cabe recalcar, que la efectividad del manual radica en el seguimiento que la autoridad competente realice continuamente a los procedimientos y a los lineamientos que los regirán.